보고서 작성방법: 문서작성의 의의(개념)

안녕하세요. 오늘부터는 보고서 작성을 잘하는 방법에 대해 알아보겠습니다. 저도 회사에서 보고서를 자주 쓰는데요. 오늘은 문서작성의 의의로 개념적인 측면에서 먼저 알아보겠습니다.

 

문서

먼저 "문서"란 문자나 기호 따위로 일정한 의사나 관념 또는 사상 등을 나타낸 것인데요. 넓은 의미에서는 그림이나 사진, 영상 등도 의미를 내포하고 있다면 문서의 일종으로 볼 수 있으나, 물론 아무렇게나 찍은 사진 등은 문서로 볼 수는 없습니다. "공문서"는 공공기관, 회사 등에서 업무의 필요성에 의해 작성하여 발송 및 수신하는 공식적인 문서를 말합니다.

1. 행정상 공문서의 개념

행정상 공문서란 행정기관 또는 공무원이 직무상 작성하고 처리한 문서 및 행정기관이 접수한 문서를 말합니다.

 

2. 법률상의 공문서 개념

- 형법에서 말하는 "공문서"라 함은 공무소 또는 공무원이 그 명의로써 권한 내에서 소정의 형식에 따라 작성한 문서를 말하며, 공문서 위조, 변조, 허위공문서 등의 작성 및 행사 등 공문서에 관한 죄를 규정하여 공문서의 진정성을 보호하고 있는 데, 일반적으로 공문서에 관한 죄는 사문서에 관한 죄보다 무겁게 처벌되고 있습니다.

 

- 민사소송법 상의 공문서에는 "문서의 작성방식과 취지에 의하여 공무원이 직무상 작성한 것으로 인정한 때에는 이를 진정한 공문서로 추정한다" 라고 (제356조) 규정하여 증거능력을 부여하고 있습니다.

 

3. 문서의 필요성?

"모든 행정업무는 문서로 시작해서 문서로 끝난다."라는 유명한 말이 있습니다. 행정활동은 대부분 문서로 이루어집니다. 이처럼 문서는 인체의 혈액처럼 행정업무를 수행하는 과정에서 필수적인 요소로서 일반적으로 다음과 같은 경우 문서가 필요하게 됩니다.

- 내용이 복잡하여 문서가 없이는 업무처리가 곤란할 때

- 업무처리에 대한 의사소통이 대화로는 불충분하여 문서가 필요한 때

- 행정기관의 의사표시 내용을 증거로 남겨야 할 때

- 업무처리의 형식상 또는 절차상 문서가 필요할 때

- 업무처리 결과를 보존할 필요가 있을 때

 

4. 문서의 기능

문서의 기능은 크게 5가지가 있습니다.

(1) 의사의 기록, 구체화: 문서는 사람의 의사를 구체적으로 표현하는 기능을 갖습니다. 사람이 가 지고 있는 주관적인 의사는 문자, 숫자, 기호 등을 활용하여 종이나 다른 매체에 표시하여 문서화함으로써 그 내용이 구체화되죠. 즉, 이 기능은 기안에서 결재까지 문서가 성립하는 과정에서 나타납니다.

(2) 의사의 전달: 문서는 자기의 의사를 타인에게 전달하는 기능을 갖습니다. 문서에 의한 의사전달은 전화나 구두로 전달하는 것보다 좀 더 정확하고 변함없는 내용을 전달할 수 있습니다. 이것은 의사를 공간적으로 확산하는 기능이며, 문서의 유통과정에서 나타납니다.

(3) 의사의 보존: 문서는 의사를 오랫동안 보존하는 기능을 갖습니다. 문서로써 전달된 의사는 지속적으로 보존할 수 있고 역사자료로써 가치를 갖기도 합니다. 이는 의사표시를 시간적으로 확산시키는 역할을 합니다.

(4) 자료 제공: 보관, 보존된 문서는 피룡한 경우 언제든 참고자료 내지 증거자료로 제공되어 행정활동을 지원하고 촉진합니다.

(5) 업무의 연결, 조정: 문서의 기안, 결재 및 협조 과정 등을 통해 조직 내외의 업무처리 및 정보순환이 이루어져 업무의 연결, 조정 기능을 수행하게 됩니다.

 

 

5. 문서의 종류

작성 주체에 의한 분류

가) 공문서: 행정기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서

나) 사문서: 개인이 사적인 목적을 위하여 작성한 문서

 

유통대상 여부에 의한 구분

가) 유통되지 않는 문서: 내부결재문서

나) 유통대상 문서: 대내문서 / 대외문서 / 발신자와 수신자 명의가 같은 문서

 

문서 성질에 의한 분류: 법규문서, 지시문서, 공고문서, 비치문서, 민원문서, 일반문서 등으로 구분

 

오늘은 보고작성 방법을 위한 아주 기초적인 "문서작성의 의의"에 대해서 알아보았습니다.

개념에 대해 먼저 알고 가시면 좋을 것 같습니다. 읽어주셔서 감사합니다.