보고서 작성법: 문서작성의 기준(공문 작성법)

안녕하세요. 오늘은 보고서 작성법 세 번째 시간입니다. 오늘은 실무적으로 중요한 내용인데요. 문서작성의 기준으로 공문 작성할 때 유용하실 거예요.

 

공문서

정부 공문서 규정에 따르면 공문서는 공공기관 또는 공무원이 직무상 작성한 문서를 말하는데, 개인이나 일반 기업이 작성한 문서가 공공기관에 접수되기도 합니다. 제가 알려드리는 부분은 대부분 "의무"입니다. 다른 방식으로 표기해서는 안되니 참고해주세요.

 

1. 숫자 등의 표시 방법

- 숫자는 아라비아 숫자로 씁니다.

- 날짜는 숫자로 표기하되 연, 월, 일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점(마침표)을 찍어 표시합니다.

ex) 2019. 3. 1.

- 시간의 표현은 시 · 분은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되, 시 · 분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점으로 구분합니다.

ex) 오후 3시 20분(X) → 15:20(O) / 오전 7시 9분(X) → 07:09(O)

- 금액의 경우 표시할 때에는 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 한글로 기재합니다.

ex) 금145,910원(금일십사만오천구백일십원)

 

2. 바코드 등 표시

문서에는 시각장애인 등의 편의 도모를 위해 음성정보 또는 영상정보 등이 수록되거나 연계한 바코드 등을 표기할 수 있는데요. 이 경우 바코드는 문서 상단의 '행정기관명' 표시줄의 오른쪽 끝에 2cm x 2cm 범위 내에서 표기합니다.

 

3. 문서의 쪽 번호 등 표시

- 쪽 번호 등의 개념으로 2장 이상으로 이루어진 중요 문서의 앞장과 뒷장의 순서를 명백히 하기 위하여 매기는 번호를 말합니다. 

- 쪽번호 등의 표시 대상 문서는 다음과 같습니다

가) 문서의 순서 또는 연결 관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

나) 사실관계나 법률관계의 증명에 관계되는 문서

다) 허가, 인가 및 등록 등에 관계되는 문서

 

-표시방법

쪽번호의 경우에 각종 증명 발급 문서외의 문서에 표시하는데요. 중앙 하단에 일련번호를 표시하되, 문서의 순서 또는 연결관계를 명백히 할 필요가 있는 중요 문서에는 해당 문서의 전체 쪽수와 그 쪽의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 표시합니다.

ex) 1, 2, 3, 4 또는 4-1, 4-2, 4-3, 4-4로 표시

-양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 쪽수를 부여합니다.

발급번호의 경우 각종 증명 발급 문서의 왼쪽 하단에 표시합니다.

ex) 단말번호-출력년월일/시 ·분 ·초-발급일련번호-쪽번호

 

4. 항목의 구분

첫째 항목: 1. 2. 3. 4.

둘째 항목: 가. 나. 다. 라.

셋째 항목: 1) 2) 3) 4)

넷째 항목: 가) 나) 다) 라)

다섯째 항목: (1) (2) (3) (4)

여섯째 항목: (가) (나) (다) (라)

일곱째 항목: ① ② ③ ④

여덟째 항목: ㉮ ㉯ ㉰ ㉱

 

5. 주요한 표시 방법

- 끝처리: vv끝.(vv는 띄어쓰기)

- 붙임: 붙임vv1.v회의록v1부.vv끝.

- 표 다음에 내용이 없는 경우 표 다음 칸 아래로 내려와서 vv끝.

- 붙임 문서가 1개인 경우 붙임vv회의록v1부.vv끝. 가능

 

오늘은 보고서 작성법 중 공문서에 많이 틀리는 유형에 대해서도 다뤄봤는데요.

읽어주셔서 감사합니다.